טיפים להפקת אירוע עסקי

טיפים להפקת אירוע עסקי

לוח השנה העסקי שלנו מורכב לא רק מודחות רבעוניים, סיכומים שנתיים וישיבות הנהלה. לאורך השנה כמעט כל עסק מוצא את עצמו מפנה משאבים רבים – ארגוניים, כספיים ומשאבי אנוש, להפקת אירועי חברה – לעובדים, ללקוחות קיימים, לקוחות פוטנציאליים, משקיעים וכיוצא באלה. גם אם צברתם כבר ניסיון בהפקת אירועים עסקיים מסוגים שונים, בוודאי תוכלו להיעזר גם ברשימת הטיפים שהכנו עבורכם.

כל בית צריך מרפסת, וכל אירוע צריך נושא – אם הזמנתם את הלקוחות שלכם להרמת כוסית לקראת ראש השנה, חשוב שמוטיב השנה החדשה ילווה את האירוע משלב ההזמנה, דרך עיצוב מקום האירוע (המשרד או כל מקום אחר שתבחרו), ועד לכיבוד שחייב כמובן לכלול תפוח בדבש ועוגת דבש. אם האירוע שלכם הוא ערב חברה

לעובדים לרגל הקיץ, העיצוב יכול לכלול מחצלות וכדורי ים, והכיבוד כמעט חייב לכלול אבטיח או גלידה, בייחוד אם אתם מתכוונים להזמין גם את ילדי העובדים.

 

 

הפכו את האירוע שלכם לייחודי וחד-פעמי

– אין אדם שנמצא בעולם העסקי ולא מקבל מדי חודש שלל הזמנות לשלל אירועים עסקיים, אירועי חברה וגיבוש שכולם נראים כמו שכפול אחד של השני. נסו לחשוב מה יכול לייחד את האירוע שלכם כדי שלקוחות או משקיעים יבחרו לבוא דווקא אליו, ואפילו יזכרו אותו לטובה. זה יכול להיות מיקום אטרקטיבי במיוחד, גימיקים ומרצ'נדייזינג שיחולקו בתחילת או בסוף האירוע (או גם וגם, תלוי כמובן בתקציב שלכם), דובר מעניין שיעביר את ההרצאה המרכזית באירוע, או אפילו הופעה אומנותית של אומן שתמשוך אליה מעריצים חבויים.

תנו לאחראי להפקת האירוע להפיק את האירוע – כמעט תמיד הפקת האירוע נופלת על אחד העובדים (ובעולמנו המחולק מגדרית – בדרך כלל על אחת העובדות), שצריכים לנהל את הפרויקט הזה לצד העבודה השוטפת שלהם. ככל שתתנו להם יד חופשית להתעסק בהפקת האירוע, ותפחיתו מנטל העבודה שיש עליהם בתקופה זו, כך הם יוכלו להקדיש זמן ומאמצים רבים יותר בתכנון ובהפקה של אירוע מוצלח יותר, שממנו כולם ירוויחו. אם יש לכם אפשרות לגייס צוות של עובדים, שיחלקו ביניהם את המשימות לקראת האירוע – עוד יותר טוב.

 

אירוע עסקי מקצועי מעיד על עסק מקצועי

– אל תחפפו בתכנון האירוע העסקי, אל תנסו לעגל פינות ואל תנסו לחסוך במקומות שהחיסכון בהם הוא לא באמת משמעותי. האורחים שתזמינו לאירוע יעריכו לא רק את האירוע אלא גם את העסק שלכם, אם יגיעו למקום שנחשב איכותי יותר מרחבת הכניסה של המשרד. הם גם ידעו להעריך האם הכיבוד שהזמנתם לאירוע הוא יוקרתי ומקצועי, או שפשוט בחרתם בהצעה הזולה ביותר, ויסיקו מכך גם על השירות שיקבלו מהעסק שלכם – בין אם כלקוחות ובין אם כעובדים.

נהניתם? ספרו לנו. לא נהניתם? ספרו לנו בכל זאת – הדרך להפיק אירוע עסקי מוצלח היא לפעמים לדעת להפיק לקחים מהאירוע העסקי הלא מוצלח הקודם. בתום האירוע בקשו מהמשתתפים למלא משוב קצר באמצעות גלויה, סקר אינטרנטי שתשלחו לכתובות הדואר האלקטרוני שלהם, או באמצעות מסכי מגע שיוצבו באזור היציאה. המשוב הזה ילמד אתכם איפה אתם צריכים להשתפר כדי להפיק אירוע עסקי מוצלח יותר בפעם הבאה, וגם יצביע על הנקודות שבהם הצלחתם כבר עכשיו.