בידקו האם חברת הקייטרינג בעלת ניסיון, זיכרו שתמיד עדיף לקבל המלצות קודמות על חברת הקייטרינג.
כמו כן, חשוב להגיע לטעימות של חברת הקייטרינג תרם האירוע ולראות כי אתם אוהבים את סגנון ואופי התפריט וכמובן לכו לראות אירוע של החברה בשטח, בידקו כיצד מתמודדת החברה עם מצבי לחץ והאם היא עומדת בלוחות הזמנים.
רצוי שלא לעבוד עם חברות קייטרינג אשר לוקחות יותר משני אירועים בערב, וגם אז חשוב לזכור כי יש לוודא עם החברה מי איש הקשר אשר נוכל לפנות אליו במהלך האירוע, מול מי יש לעבוד ומהם המשמעויות הנובעות מכך. במידה ולחברה ישנם יותר משני אירועים באותו הערב, חשוב לבדוק האם ה יא ערוכה לכך מבחינה לוגיסטית ומסוגלת לעבוד בלחץ.
חשוב לקבוע עם חברת הקייטרינג יום בו תוכלו להגיע לטעימות של התפריט ולבדוק בעצמכם את טעמי המנות השונות.
טעות נפוצה היא להגיע לטעימות עם כל המשפחה, אך דבר זה רק יגרום לחילוקי דעות ואי הסכמות. גשו לטעימות לכל היותר עם זוג חברים ולא מעבר לזה.
רצוי להגיע לאירוע של החברה ולבדוק כיצד מתנהל האירוע מבחינת החברה, עמידה בלוחות זמנים ועבודה תחת לחץ, כך תוכלו לקבל אינדיקציה מה יהיה באירוע שלכם.
חשוב לסגור מראש עם החברה על כמות המלצרים באירוע וכן לוודא מה הגיל הממוצע של המלצרים. כמובן שמלצרים לאחר צבא יתנהגו אחרת ממלצרים צעירים יותר. חשוב לוודא כי כולם דוברי עברית וכי מדובר בצוות קבוע של חברת הקייטרינג אשר יודע ומכיר את העבודה.
חשוב לא לחסוך בכמות המלצרים באירוע אך גם אין צורך להגזים. כמות סטנסרטית של מלצרים היא מלצר אחד על כל עשרה מוזמנים, גם אם מדובר באירוע בופה ולא באירוע הגשה. חשוב לזכור כי יש למלא את המזנונים, לדאוג לשתיה ולאורחים.
כמות כוח האדם היא שיכולה לקבוע את מידת ההנאה של האורחים באירוע ורצוי לחשוב על כך מראש.
חשבו את מנות הילדים באירוע ובקשו מחברת הקייטרינג הנחה על מנות אלו. כמו כן, חשוב לדאוג לכמות מסויימת של מנות לצמחוניים במידה ומדובר על קייטרינג בשרי באירוע שלכם.
מיקום האירוע תלוי כמובן בסוג ואופי האירוע שלכם. היתרונות באולם או בגן אירועים לעומת אירוע הנערך בחוץ הן בעיקר היערכות לוגיסטית, תשתית של חשמל, מטבח ומקום מסודר לאורחים לעומת אירוע הנערך בחוץ בו צריך להיערך מבחינה לוגיסטית בצורה מאורגנת יותר ולדאוג לכל הפרטים מראש. ניתן לקבוע עם חברת השכרת ציוד אשר יכולה לייעץ איזה ציוד נדרש לאירוע ולעזור לכם בהיערכות.
קביעת התקציב לאירוע צריכה להיות בהתאם לסגנון ואופי האירוע ולתקציב אותו אתם מוכנים להשקיע. חשוב לזכור כי נושא התקציב מתחלק למחיר המנה ולתוספות נוספות כגון: צלם אירועים, תקליטן, אולם (במידה ואתם לוקחים חברת קייטרינג חיצונית), מעצב אירועים ותוספות שונות. הדרך הנכונה לעבוד היא לקבוע מראש את גודל התקציב שלכם לאירוע ולקבל הצעות מחיר מחברות קייטרינג, לאחר סינון ראשוני ביחרו את החברות אשר עומדות בטווח התקציב שהגדרתם ולבדוק לגבי העלויות של יתר הדברים.
כאשר אתם מדברים עם חברת הקייטרינג אל תגידו את כמות המוזמנים שהזמנתם לאירוע אלא את הכמות של המוזמנים שאתם מאמינים שיגעו לאירוע, בד"כ מדובר על 20 אחוז פחות. זיכרו כי המחיר למנה נקבע ע"פ כמות המוזמנים באירוע ולכן חשוב להיות כמה שיותר מדוייקים בנושא זה אשר יקבע כמה תשלמו.
באירוע אשר נערך באולם או בגן אירועים אין צורך בחברת השכרת ציוד, אך כאשר מדובר על אירוע שנערך בחוץ חשוב לוודא עם חברת הקייטרינג איזה ציוד היא יכולה לספק לאירוע ובאילו עלויות מדובר. במידה ואתם לוקחים גם חברת השכרת ציוד חשוב כי חברת הקייטרינג תעבוד בתיאום עם חברת השכרת הציוד כך שדברים לא יפלו בין הכיסאות בחוסר תיאום.
כאשר אתם עורכים הסכם עם חברת הקייטרינג, חשוב לציין את כל הפרטים אשר סיכמתם בעת סגירת המחיר. כך לדוגמא במקרה של חילוקי דעות תרם האירוע תמיד תוכלו לראות מה הובטח לכם בהסכם עם החברה. דברים אשר חשוב לשים עליהם לב בהסכם עם חברת הקייטרינג: מס' המנות באירוע, האם המחיר כולל שתיה, ציוד לאירוע, סוג הסלטים, כמות מוזמנים ועוד.